Autorizzazione al trattamento dei dati a carattere giudiziario correlato all'attività di mediazione finalizzata alla conciliazione delle controversie civili e commerciali - 21 aprile 2011
(Pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n. 101 del 21 aprile 2011)

Registro dei provvedimenti
n. 162 del 21 aprile 2011

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

In data odierna, con la partecipazione del prof. Francesco Pizzetti, presidente, del dott. Giuseppe Chiaravalloti, vicepresidente, del dott. Mauro Paissan e del dott. Giuseppe Fortunato, componenti, e del dott. Daniele De Paoli, segretario generale;

Visto il decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, recante il Codice in materia di protezione dei dati personali;

Visto, in particolare, l’art. 4, comma 1, lett. e), del Codice, il quale individua i dati giudiziari;

Visti gli articoli 21, comma 1, e 27 del Codice, che consentono il trattamento di dati giudiziari, rispettivamente, da parte di soggetti pubblici e di privati o di enti pubblici economici, soltanto se autorizzato da espressa disposizione di legge o provvedimento del Garante che specifichino le finalità di rilevante interesse pubblico del trattamento, i tipi di dati trattati e le operazioni eseguibili;

Visti gli articoli 20, commi 2 e 4, e le disposizioni relative a specifici settori di cui alla Parte II del Codice e, in particolare, il Capo IV del Titolo IV nel quale sono indicate finalità di rilevante interesse pubblico che rendono ammissibile il trattamento di dati giudiziari da parte di soggetti pubblici;

Visto l’art. 22 del Codice, che enuncia i princìpi applicabili, in particolare, al trattamento di dati giudiziari da parte di soggetti pubblici;

Considerato che il trattamento dei dati in questione può essere autorizzato dal Garante anche d’ufficio con provvedimenti di carattere generale, relativi a determinate categorie di titolari o di trattamenti (art. 40 del Codice);

Considerato che le autorizzazioni di carattere generale sinora rilasciate sono risultate uno strumento idoneo per prescrivere misure uniformi a garanzia degli interessati, rendendo altresì superflua la richiesta di singoli provvedimenti di autorizzazione da parte di numerosi titolari del trattamento;

Visto il d.lg. 4 marzo 2010, n. 28 di attuazione dell’art. 60 della legge 18 giugno 2009, n. 69 in materia di mediazione finalizzata alla conciliazione delle controversie civili e commerciali e il d.m. del 18 ottobre 2010, n. 180 emanato ai sensi dell’art. 16 del predetto decreto legislativo;

Considerato che il d.lg. n. 28/2010 e il d.m. n. 180/2010, prevedono che gli organismi di mediazione, gli enti di formazione e il Ministero della giustizia trattino i dati giudiziari per l’accertamento dei requisiti di onorabilità dei mediatori nonché dei soci, associati, amministratori e rappresentanti dei predetti enti di natura privata e attribuiscono al Ministero della giustizia l’esercizio di poteri di vigilanza e controllo in merito a tali requisiti;

Vista l’autorizzazione generale n. 7/2009 al trattamento dei dati a carattere giudiziario da parte di privati, di enti pubblici economici e di soggetti pubblici che non contempla il predetto trattamento correlato all’attività di mediazione finalizzata alla conciliazione delle controversie civili e commerciali;

Ritenuto necessario, pertanto, prevedere una nuova autorizzazione al fine di consentirne il relativo trattamento;

Considerato opportuno che anche tale nuova autorizzazione sia provvisoria e a tempo determinato, ai sensi dell’art. 41, comma 5, del Codice; ritenuto congruo, in particolare, statuirne l’efficacia, nella fase di prima applicazione della disciplina normativa di cui al menzionato d.lg. n. 28/2010, fino al 30 giugno 2012, ciò in quanto entro tale periodo di tempo dovrebbero essere ultimati gli adempimenti necessari per dare attuazione all’art. 16 del d.lg. n. 28/2010 secondo i criteri indicati dall’art. 4 del d.m. n. 180/2010 con conseguente completamento del quadro normativo di riferimento;

Considerata la necessità di garantire il rispetto di alcuni princìpi volti a ridurre al minimo i rischi di danno o di pericolo che i trattamenti potrebbero comportare per i diritti e le libertà fondamentali, nonché per la dignità delle persone, e in particolare, per il diritto alla protezione dei dati personali sancito dall’art. 1 del Codice;

Visto l’art. 167 del Codice;

Visto l’art. 11, comma 2, del Codice, il quale stabilisce che i dati trattati in violazione della disciplina rilevante in materia di trattamento di dati personali non possono essere utilizzati;

Visti gli articoli 31 e seguenti del Codice e il disciplinare tecnico di cui all’Allegato B) al medesimo Codice, recanti norme e regole sulle misure di sicurezza;

Visto l’art. 41 del Codice;

Visti gli articoli 42 e seguenti del Codice in materia di trasferimento di dati personali all'estero;

Visti gli atti d’ufficio;

Viste le osservazioni dell’Ufficio formulate dal segretario generale ai sensi dell’art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

Relatore il prof. Francesco Pizzetti;

Autorizza

i trattamenti di dati giudiziari per le finalità di rilevante interesse pubblico di seguito specificate ai sensi degli artt. 21 e 27 del Codice, secondo le prescrizioni di seguito indicate.

1) Soggetti ai quali è rilasciata l’autorizzazione e finalità del trattamento.

a) Per il perseguimento della finalità di rilevante interesse pubblico individuata dall’art. 69 (Onorificenze, ricompense e riconoscimenti) sono autorizzati, anche senza richiesta, a trattare i dati giudiziari di cui all’art. 4, comma 1, lett. e), del Codice per adempiere ad obblighi previsti da disposizioni di legge e regolamento in materia di mediazione finalizzata alla conciliazione delle controversie civili e commerciali:

1. gli organismi di mediazione costituiti da enti privati di cui all’art. 1, comma 1, lett. d), del d.lg. 28/2010 e successive modificazioni e integrazioni, con riferimento ai dati dei soci, associati, amministratori e rappresentanti, nonché dei mediatori iscritti;

2. gli organismi di mediazione costituiti da enti pubblici di cui all’art. 1, comma 1, lett. d), del d.lg. 28/2010 e successive modificazioni e integrazioni, con riferimento ai dati dei mediatori iscritti;

3. gli enti di formazione di cui all’art. 16, comma 5, del d.lg. 28/2010 e successive modificazioni e integrazioni, e art. 1, comma 1, lett. n) del d.m. n. 180/2010 con riferimento ai dati dei soci, associati, amministratori e rappresentanti;

b) Per il perseguimento delle finalità di rilevante interesse pubblico individuate dall’art. 69 (Onorificenze, ricompense e riconoscimenti), nonchè dall’art. 67 (Attività di controllo e ispettive) il Ministero della giustizia è autorizzato a trattare i dati giudiziari di cui all’art. 4, comma 1, lett. e), del Codice ai sensi dell’art. 16 del d.lg. 28/2010 e successive modificazioni e integrazioni, nonché relative disposizioni attuative, per la gestione del registro degli organismi di mediazione e dell’elenco degli enti di formazione e per la verifica dei requisiti di onorabilità di cui al d.m. n. 180/2010 di soci, associati, amministratori e rappresentanti degli organismi di mediazione e degli enti di formazione di natura privata, nonché dei singoli mediatori.

2) Interessati ai quali i dati si riferiscono e categorie di dati oggetto di trattamento.
Il trattamento può riguardare i soli dati giudiziari relativi ai requisiti di onorabilità previsti dal d.m. n. 180/2010 previsti per soci, associati, amministratori e rappresentanti degli organismi di mediazione e degli enti di formazione di natura privata, nonché dei singoli mediatori ("non avere riportato condanne definitive per delitti non colposi o a pena detentiva non sospesa; non essere incorso nell'interdizione perpetua o temporanea dai pubblici uffici; non essere stato sottoposto a misure di prevenzione o di sicurezza").

3) Categorie di dati e operazioni di trattamento.
Il trattamento può riguardare i soli dati giudiziari e le sole operazioni che risultino indispensabili, pertinenti e non eccedenti in relazione alla specifica finalità perseguita, nei limiti stabiliti dalle norme di legge e regolamento.

4) Comunicazione dei dati.

Il Ministero della giustizia, nell’ambito dei poteri di vigilanza e controllo attribuitigli dalla normativa di settore può comunicare i dati giudiziari di cui all’art. 4, comma 1, lett. e) del Codice:

- agli organismi di mediazione e agli enti di formazione di natura privata in relazione ai requisiti di onorabilità previsti dagli artt. 4, comma 2, lett. c) e 18, comma 2, lett. b), del d.m. n. 180/2010 per i propri soci, associati, amministratori e rappresentanti;

- agli organismi di mediazione di natura pubblica e privata in relazione ai requisiti di onorabilità previsti dall’art. 4, comma 3, lett. c), del d.m. 180/2010 per i mediatori individuati nei propri elenchi.

5) Conservazione dei dati.
Nel quadro del rispetto dell’obbligo previsto dall’art. 11, comma 1, lett. e), del Codice, i dati giudiziari possono essere conservati per il periodo di tempo previsto dalla normativa comunitaria, da leggi, o da regolamenti e, comunque, per un periodo non superiore a quello strettamente necessario.

I soggetti autorizzati verificano periodicamente l'esattezza e l'aggiornamento dei dati, nonché la loro pertinenza, completezza, non eccedenza e necessità rispetto alle finalità perseguite nei singoli casi. Al fine di assicurare che i dati siano strettamente pertinenti, non eccedenti e indispensabili rispetto alle finalità medesime, i soggetti autorizzati valutano specificamente il rapporto tra i dati e i singoli obblighi e compiti. I dati che, anche a seguito delle verifiche, risultino eccedenti o non pertinenti o non indispensabili non possono essere utilizzati, salvo che per l'eventuale conservazione, a norma di legge, dell'atto o del documento che li contiene.

6) Richieste di autorizzazione.
I titolari dei trattamenti che rientrano nell’ambito di applicazione della presente autorizzazione non sono tenuti a presentare una richiesta di autorizzazione a questa Autorità, qualora il trattamento che si intende effettuare sia conforme alle prescrizioni suddette.

Le richieste di autorizzazione pervenute o che perverranno anche successivamente alla data di adozione del presente provvedimento, devono intendersi accolte nei termini di cui al provvedimento medesimo.

Il Garante non prenderà in considerazione richieste di autorizzazione per trattamenti da effettuarsi in difformità alle prescrizioni del presente provvedimento, salvo che, ai sensi dell’art. 41 del Codice, il loro accoglimento sia giustificato da circostanze del tutto particolari o da situazioni eccezionali non considerate nella presente autorizzazione.

7) Norme finali.
Restano fermi gli obblighi previsti da norme di legge o di regolamento o dalla normativa comunitaria che stabiliscono divieti o limiti più restrittivi in materia di trattamento di dati personali.

Restano fermi, altresì, gli obblighi di legge che vietano la rivelazione senza giusta causa e l’impiego a proprio o altrui profitto delle notizie coperte dal segreto professionale, nonché gli obblighi deontologici o di buona condotta relativi alle singole figure professionali.

8) Efficacia temporale.
La presente autorizzazione ha efficacia fino al 30 giugno 2012, salve eventuali modifiche che il Garante ritenga di dover apportare in conseguenza di eventuali novità normative rilevanti in materia.

La presente autorizzazione sarà pubblicata nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana.

Roma, 21 aprile 2011

dal sito www.garanteprivacy.it